Клиент электронной почты
Microsoft Outlook поставляется со встроенной функцией, которая позволяет пользователям устанавливать
автоматические сообщения об отсутствии. Так Вы сможете предупредить других пользователей (Ваших клиентов, например) о времени, когда Вы будете находиться вне офиса.
Эта функция может быть запрограммирована с определенной датой начала и окончания или может быть установлена на неопределенный срок. В этой статье мы расскажем, как использовать помощник Microsoft Outlook для написания такого письма об отсутствии.
N.B.: Данное руководство подойдет для версий Outlook 2010 и 2013.
Как запланировать сообщение в Microsoft Outlook
Сначала проверьте, есть ли у Вас
учетная запись Exchange, поскольку в этом случае действия, которые необходимо выполнить, будут немного отличаться.
Откройте
Outlook и посмотрите на свою строку состояния. Если в строке указано
Подключен к Microsoft Exchange (Connected to Microsoft Exchange), выполните процедуру, связанную с учетными записями Exchange.
Ваши действия с учетной записью Exchange (Outlook 2010 и 2013)
Перейдите на вкладку
Файл и в появившемся меню нажмите
Информация . Затем выберите
Автоматические ответы (эта вкладка не будет отображаться, если у Вас нет учетной записи Exchange).
Откроется диалоговое окно. Выберите
Отправить автоматические ответы (Send automatic responses), а затем введите свое сообщение в нужном поле (
В моей организации или
Вне моей организации) в зависимости от того, кого Вы хотите предупредить о своем отсутствии. Тут Вы можете указать время, а также дату начала и окончания Вашего отпуска, установив флажок на опцию
Отправить между (Send between). Подтвердите свой выбор, нажав
ОК.
Ваши действия без учетной записи Exchange (Outlook 2010 и 2013)
Если Вы хотите установить автоматический ответ, но у Вас нет учетной записи Exchange, нужно сначала создать
шаблон сообщения.
Нажмите на вкладку
Главная >
Новое сообщение электронной почты. В тексте сообщения введите сообщение, которое Вы хотите отправить в качестве автоматического ответа.
В окне сообщения выберите
Файл >
Сохранить как. В раскрывающемся меню выберите
Шаблон Outlook.
Введите имя для Вашего шаблона сообщения и нажмите
Сохранить.
После того, как Вы сохраните шаблон, нужно будет создать
правило входящих сообщений. Нажмите
Главная >
Правила >
Управление правилами и оповещениями. В поле
Правила и предупреждения выберите параметр
Новое правило.
В разделе
Начать с нового правила нажмите
Применить правила к полученным сообщениям >
Далее.
Отметьте все критерии проверки, которые Вы хотите установить, затем нажмите
Далее. (Обратите внимание, что большинство пользователей предпочитают не устанавливать какие-либо условия для проверки).
Затем перейдите в раздел
Что сделать с сообщением? (What do you want to do with the message?). Проверьте ответ, используя выбранный шаблон, а затем отредактируйте описание правила.
Перейдите к Шагу 2: отредактируйте описание правила и выберите конкретный шаблон. Появится диалоговое окно. Перейдите в поле
Искать в (Look In) и нажмите
Пользовательские шаблоны в файловой системе (User Templates in File System).
Выберите шаблон, который Вы создали ранее, и нажмите
Открыть >
Далее.
При необходимости отметьте все исключения, которые Вы хотите установить в своем правиле автоответа, и нажмите кнопку
Далее.
Вернитесь к Шагу 1 и выберите
Указать имя для этого правила (Specify a name for this rule), введите имя для правила автоответчика и нажмите
Готово.
Отключить автоматические ответы
Отключить автоматические ответы очень просто. Просто перейдите на вкладку
Главная > меню
Правила >
Управление правилами и оповещениями.
В открывшемся диалоговом окне снимите флажок с правила, которое Вы хотите отключить, чтобы отключить автоматический ответ.
Изображение: © Zack Minor - Unsplash.com