Как создать сообщение об отсутствии в Microsoft Outlook

Клиент электронной почты Microsoft Outlook поставляется со встроенной функцией, которая позволяет пользователям устанавливать автоматические сообщения об отсутствии. Так Вы сможете предупредить других пользователей (Ваших клиентов, например) о времени, когда Вы будете находиться вне офиса.

Эта функция может быть запрограммирована с определенной датой начала и окончания или может быть установлена на неопределенный срок. В этой статье мы расскажем, как использовать помощник Microsoft Outlook для написания такого письма об отсутствии.

N.B.: Данное руководство подойдет для версий Outlook 2010 и 2013.

Как запланировать сообщение в Microsoft Outlook

Сначала проверьте, есть ли у Вас учетная запись Exchange, поскольку в этом случае действия, которые необходимо выполнить, будут немного отличаться.

Откройте Outlook и посмотрите на свою строку состояния. Если в строке указано Подключен к Microsoft Exchange (Connected to Microsoft Exchange), выполните процедуру, связанную с учетными записями Exchange.

Ваши действия с учетной записью Exchange (Outlook 2010 и 2013)

Перейдите на вкладку Файл и в появившемся меню нажмите Информация . Затем выберите Автоматические ответы (эта вкладка не будет отображаться, если у Вас нет учетной записи Exchange).

Откроется диалоговое окно. Выберите Отправить автоматические ответы (Send automatic responses), а затем введите свое сообщение в нужном поле (В моей организации или Вне моей организации) в зависимости от того, кого Вы хотите предупредить о своем отсутствии. Тут Вы можете указать время, а также дату начала и окончания Вашего отпуска, установив флажок на опцию Отправить между (Send between). Подтвердите свой выбор, нажав ОК.

Ваши действия без учетной записи Exchange (Outlook 2010 и 2013)

Если Вы хотите установить автоматический ответ, но у Вас нет учетной записи Exchange, нужно сначала создать шаблон сообщения.

Нажмите на вкладку Главная > Новое сообщение электронной почты. В тексте сообщения введите сообщение, которое Вы хотите отправить в качестве автоматического ответа.

В окне сообщения выберите Файл > Сохранить как. В раскрывающемся меню выберите Шаблон Outlook.

Введите имя для Вашего шаблона сообщения и нажмите Сохранить.

После того, как Вы сохраните шаблон, нужно будет создать правило входящих сообщений. Нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями. В поле Правила и предупреждения выберите параметр Новое правило.

В разделе Начать с нового правила нажмите Применить правила к полученным сообщениям > Далее.

Отметьте все критерии проверки, которые Вы хотите установить, затем нажмите Далее. (Обратите внимание, что большинство пользователей предпочитают не устанавливать какие-либо условия для проверки).

Затем перейдите в раздел Что сделать с сообщением? (What do you want to do with the message?). Проверьте ответ, используя выбранный шаблон, а затем отредактируйте описание правила.

Перейдите к Шагу 2: отредактируйте описание правила и выберите конкретный шаблон. Появится диалоговое окно. Перейдите в поле Искать в (Look In) и нажмите Пользовательские шаблоны в файловой системе (User Templates in File System).

Выберите шаблон, который Вы создали ранее, и нажмите Открыть > Далее.

При необходимости отметьте все исключения, которые Вы хотите установить в своем правиле автоответа, и нажмите кнопку Далее.

Вернитесь к Шагу 1 и выберите Указать имя для этого правила (Specify a name for this rule), введите имя для правила автоответчика и нажмите Готово.

Отключить автоматические ответы

Отключить автоматические ответы очень просто. Просто перейдите на вкладку Главная > меню Правила > Управление правилами и оповещениями.

В открывшемся диалоговом окне снимите флажок с правила, которое Вы хотите отключить, чтобы отключить автоматический ответ.

Изображение: © Microsoft.