Как писать деловые электронные письма на английском языке

Деловая переписка на английском языке — важная сфера делового общения. Риск неправильного толкования, неуклюжие формулировки и неверно подобранные слова могут испортить Вашу репутацию и имидж компании в целом. Чтобы избежать общих ошибок, предлагаем Вам несколько советов и идиом, полезных для составления деловых электронных писем на языке Шекспира.


Тема письма

Как и в любом электронном письме, поле Тема должно точно и кратко информировать о содержании сообщения. В теме письма раскрывается цель переписки.


Хорошей практикой выбора правильных ключевых слов является составление темы письма после того, как Вы полностью составили текст сообщения и внимательно прочитали его. Как только Вы выберите свою тему или название, задайте себе вопрос: не зная содержимого электронной почты, позволяет ли она четко определить контент?

Начало письма

Существует несколько общепринятых выражений, которые, конечно же, зависят от степени Вашего знакомства с собеседником, Ваших иерархических отношений и истории Вашей переписки.

Приветствие

Неофициальное приветствие: Hello Mark или даже Hi Mark (предполагает равнозначное положение).

Формальное приветствие: Dear Mark (нейтрально), Dear Mr. Smith (очень формально, для обращения к конкретному клиенту, например).

Неизвестный адресат: To whom it may concern .

Вводные предложения и текст сообщения

Вступительное предложение должно определять цель электронного письма. Нет необходимости называть себя в начале электронного письма, так как в конце будет подпись, которая и даст точную информацию о Вас. Вы можете использовать некоторые из следующих выражений:


Представление и ссылка:
I'm writing in connection with (+ тема письма).
I am writing with regard to (+ тема письма).
Your name (или Your e-mail contact) was given to me by... (при необходимости уточнения).
I am writing to you on behalf of...

Ответ:
Thank you for your consideration on that matter/regarding (если Вы подавали просьбу о чем-либо).
Thank you for your availability/quick answer.

Информационное сообщение (нейтральное / положительное / отрицательное):
I'm writing to let you know that (нейтрально).
I (we) am (are) delighted to tell you that (положительная информация).
We regret to inform you that (отказ в просьбе собеседника).

Просьба:
I'd be very grateful if you could (формально).
Would you be so kind as to (формально).
Could you please? (нейтрально)

Напоминание:
To this day, I haven't received any answer from you regarding... I would like to kindly remind you that...
Further to...
With reference to...


Благодарность:
I (We) would like to express our gratitude for all your help in this matter (очень формально).

Запрос информации / разъяснения:
Could you give me some information/tell me more about...
I'm interested in receiving...
There are several points we don't quite understand regarding... Would you mind giving more details about...

Завершение письма

В зависимости от характера сообщения тут возможны несколько формул:

If you need any additional assistance, please contact me (например, контакт с клиентом после ответа, содержащего подробную информацию о чем-либо).

If you need any further information, feel free to contact me.

Thank you in advance... (если в сообщении сформулирован какой-либо запрос).

I look forward to hearing from you soon.

Наконец, несколько вежливых фраз, уместных в конце письма. Здесь нужно сказать, что такие распространенные выражения как Yours faithfully и Yours sincerely предназначены скорее для письменной корреспонденции, отправляемой по почте. Для электронных же писем больше подойдут:
Kind regards
Best regards
Regards
(между коллегами)

Вложения, пересылаемые письма

Обычно употребляемые выражения, если к письму прилагаются документы или ссылки:

Please find attached (англ.attachment (привязка) тут переводится как вложение, прикрепление).
Hereby attached...
Please find enclosed (реже).
Please find below.

Разница между британским и американским английским

Важно помнить, что между британским и американским английским существуют некоторые лингвистические и орфографические различия. Не забудьте заранее уточнить тип английского языка для Вашей корреспонденции, чтобы случайно не расстроить собеседника (некоторые американцы негативно относятся к особенностям британского английского языка и наоборот). Обратитесь за помощью к словарям, которые отмечают эти различия, например Wordreference.

Структура предложения, пунктуация

При составлении предложений существует также риск наложения правил русского языка (употребления деепричастных оборотов или сложноподчиненных конструкций), что в результате приводит к очень длинным и непонятным выражениям. Чтобы избежать таких ошибок, лучше объясняться короткими предложениями в логической последовательности, используя слова-связки (indeed, that's why, besides, however и т. д.).

Осторожно с быстрыми ответами

Если Вы получили электронное письмо на английском языке, потратьте время, чтобы внимательно прочитать и понять его смысл, прежде чем отвечать на него. Избегайте традиционных онлайн-переводчиков. Они часто переводят текст слово в слово и не отражают определенных тонкостей языка. Лучше взять за основу стиль и формулировки, используемые Вашим собеседником, и написать свое собственное электронное письмо на английском языке.


Изображение: © Studio DI - Shutterstock.com
Оригинальная статья опубликована пользователем owilson. Переведено пользователем NataliaCCM. Последнее обновление 27.03.2018, 19:42 от пользователя NataliaCCM.
Данный документ под заголовком "Как писать деловые электронные письма на английском языке" представлен по лицензии Creative Commons. Любое копирование, повторное использование или редактирование содержания должно осуществляться со ссылкой на CCM (https://ru.ccm.net/).
Как отправить себе письмо в будущее на Яндекс.Почте
Как отправлять большие файлы по электронной почте