Как писать деловые электронные письма на английском языке

Задать вопрос
Деловая переписка на английском языке — важная сфера делового общения. Риск неправильного толкования, неуклюжие формулировки и неверно подобранные слова могут испортить Вашу репутацию и имидж компании в целом. Чтобы избежать общих ошибок, предлагаем Вам несколько советов и идиом, полезных для составления деловых электронных писем на языке Шекспира.


Тема письма

Как и в любом электронном письме, поле Тема должно точно и кратко информировать о содержании сообщения. В теме письма раскрывается цель переписки.

Хорошей практикой выбора правильных ключевых слов является составление темы письма после того, как Вы полностью составили текст сообщения и внимательно прочитали его. Как только Вы выберите свою тему или название, задайте себе вопрос: не зная содержимого электронной почты, позволяет ли она четко определить контент?

Начало письма

Существует несколько общепринятых выражений, которые, конечно же, зависят от степени Вашего знакомства с собеседником, Ваших иерархических отношений и истории Вашей переписки.

Приветствие

Неофициальное приветствие:
Hello Mark или даже Hi Mark (предполагает равнозначное положение).

Формальное приветствие:
Dear Mark (нейтрально), Dear Mr. Smith (очень формально, для обращения к конкретному клиенту, например).

Неизвестный адресат:
To whom it may concern.

Вводные предложения и текст сообщения

Вступительное предложение должно определять цель электронного письма. Нет необходимости называть себя в начале электронного письма, так как в конце будет подпись, которая и даст точную информацию о Вас. Вы можете использовать некоторые из следующих выражений:


Представление и ссылка:
I'm writing in connection with (+ тема письма).
I am writing with regard to (+ тема письма).
Your name (или Your e-mail contact) was given to me by... (при необходимости уточнения).
I am writing to you on behalf of...

Ответ:
Thank you for your consideration on that matter/regarding (если Вы подавали просьбу о чем-либо).
Thank you for your availability/quick answer.

Информационное сообщение (нейтральное/положительное/отрицательное):
I'm writing to let you know that (нейтрально).
I (we) am (are) delighted to tell you that (положительная информация).
We regret to inform you that (отказ в просьбе собеседника).

Просьба:
I'd be very grateful if you could (формально).
Would you be so kind as to (формально).
Could you please? (нейтрально)

Напоминание:
To this day, I haven't received any answer from you regarding... I would like to kindly remind you that...
Further to...
With reference to...


Благодарность:
I (We) would like to express our gratitude for all your help in this matter (очень формально).

Запрос информации/разъяснения:
Could you give me some information/tell me more about...
I'm interested in receiving...
There are several points we don't quite understand regarding... Would you mind giving more details about...

Завершение письма

В зависимости от характера сообщения тут возможны несколько формул:

If you need any additional assistance, please contact me (например, контакт с клиентом после ответа, содержащего подробную информацию о чем-либо).

If you need any further information, feel free to contact me.

Thank you in advance... (если в сообщении сформулирован какой-либо запрос).

I look forward to hearing from you soon.

Наконец, несколько вежливых фраз, уместных в конце письма. Здесь нужно сказать, что такие распространенные выражения как Yours faithfully и Yours sincerely предназначены скорее для письменной корреспонденции, отправляемой по почте. Для электронных писем больше подойдут:
Kind regards
Best regards
Regards
(между коллегами)

Вложения, пересылаемые письма

Обычно употребляемые выражения, если к письму прилагаются документы или ссылки:

Please find attached (англ.attachment (привязка) тут переводится как вложение, прикрепление).
Hereby attached...
Please find enclosed (реже).
Please find below.

Разница между британским и американским английским

Важно помнить, что между британским и американским английским существуют некоторые лингвистические и орфографические различия. Не забудьте заранее уточнить тип английского языка для Вашей корреспонденции, чтобы случайно не расстроить собеседника (некоторые американцы негативно относятся к особенностям британского английского языка и наоборот). Обратитесь за помощью к словарям, которые отмечают эти различия, например Wordreference.

Структура предложения, пунктуация

При составлении предложений существует также риск наложения правил русского языка (употребления деепричастных оборотов или сложноподчиненных конструкций), что в результате приводит к очень длинным и непонятным выражениям. Чтобы избежать таких ошибок, лучше объясняться короткими предложениями в логической последовательности, используя слова-связки (indeed, that's why, besides, however и т. д.).

Осторожно с быстрыми ответами

Если Вы получили электронное письмо на английском языке, потратьте время, чтобы внимательно прочитать и понять его смысл, прежде чем отвечать на него. Избегайте традиционных онлайн-переводчиков. Они часто переводят текст слово в слово и не отражают определенных тонкостей языка. Лучше взять за основу стиль и формулировки, используемые Вашим собеседником, и написать свое собственное электронное письмо на английском языке.


Изображение: © Studio DI - Shutterstock.com
Jean-François Pillou

Жан-Франсуа Пиллу (Jean-François Pillou) – основатель ССМ
Жан-Франсуа Пиллу, более известный как Джефф, – основатель сайта CommentCaMarche.net, генеральный директор CCM Benchmark и технический директор Figaro Group.

Подробнее о команде CCM

Похожие запросы